Podatki a prezenty dla klientów – jak to rozliczyć i o czym musisz pamiętać?

Wręczanie prezentów klientom to świetny sposób na budowanie relacji biznesowych, wzmacnianie lojalności oraz promocję Twojej firmy. Upominki mogą pozytywnie wpłynąć na postrzeganie marki i zwiększyć zaangażowanie klientów. Czy wiesz, że źle rozliczone podarunki mogą prowadzić do problemów podatkowych? Niektóre z nich mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodu, inne zaś mogą wiązać się z koniecznością naliczenia VAT lub podatku dochodowego. 

Aby uniknąć błędów i zoptymalizować koszty, warto poznać zasady rozliczania upominków w świetle obowiązujących przepisów podatkowych. Sprawdź, jak prawidłowo rozliczyć prezenty dla klientów, aby były korzystne także dla Twojej firmy.

Czy firmowe podarunki są kosztem podatkowym dla działalności? Poznaj aktualne przepisy!

Jednak aby prezent można było zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, musi spełniać określone warunki – przede wszystkim nie może być wydatkiem na reprezentację. 

W praktyce oznacza to, że drobne gadżety reklamowe czy upominki z logo firmy mogą stanowić koszt podatkowy, ale ekskluzywne prezenty, takie jak drogie alkohole czy biżuteria, już nie. Przepisy określają wyraźne granice między działaniami reklamowymi a reprezentacyjnymi, co ma kluczowe znaczenie w kontekście rozliczeń podatkowych.

Czy wiesz, że…? Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 21 ust. 1 pkt 68a) wartość otrzymanych nieodpłatnych świadczeń w związku z promocją lub reklamą może być zwolniona z podatku, jeśli nie przekracza 200 zł¹.

Zgodnie z ustawą o VAT, prezenty przekazywane klientom mogą podlegać opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług². Wartość prezentu oraz sposób jego przekazania decydują o tym, czy konieczne będzie naliczenie VAT należnego, czy też możliwe będzie skorzystanie ze zwolnienia. Jeśli wartość prezentu przekracza 200 zł, może pojawić się konieczność wystawienia PIT-8C dla klienta.

W jakich sytuacjach prezenty firmowe można wliczyć do kosztów uzyskania przychodu?

Aby móc zaliczyć prezent dla klienta do kosztów uzyskania przychodu, musi on spełniać konkretne warunki. Przede wszystkim powinien być elementem działań reklamowych lub promocyjnych, a nie służyć budowaniu wizerunku firmy w sposób prestiżowy. 

W jakich przypadkach można go uwzględnić w kosztach?

• Gdy prezent ma charakter reklamowy – np. kubki, długopisy, kalendarze z logo firmy.
• Gdy upominek trafia do szerokiego grona klientów – masowe akcje promocyjne zwiększają szanse na uznanie prezentu za koszt podatkowy.
• Gdy wartość pojedynczego prezentu nie przekracza 200 zł – upominki o wyższej wartości mogą wymagać dodatkowego rozliczenia podatkowego.
• Gdy można wykazać związek wydatku z osiąganiem przychodów – np. prezenty w ramach kampanii marketingowej.

Jeśli prezent ma formę usługi (np. voucher na konsultację lub warsztaty), jego rozliczenie może wyglądać inaczej niż w przypadku przedmiotów materialnych. 

Pamiętaj, że prezenty o luksusowym charakterze, takie jak drogie alkohole, zestawy upominkowe z ekskluzywnymi produktami czy bilety na drogie wydarzenia, mogą zostać uznane za koszty reprezentacyjne i nie podlegać odliczeniu podatkowemu.

Co z podatkiem VAT od kupna firmowych upominków?

Jeśli kupujesz upominki dla klientów, musisz również zwrócić uwagę na kwestię podatku VAT. Ogólna zasada mówi, że VAT od zakupu prezentów można odliczyć, jeśli są one związane z działalnością opodatkowaną. Jednak przekazanie prezentów o określonej wartości może wiązać się z obowiązkiem naliczenia VAT należnego.

Prezenty o wartości do 100 zł netto na osobę rocznie – jeśli prowadzisz ewidencję obdarowanych – są zwolnione z VAT. 

Natomiast prezenty o wartości do 20 zł netto jednorazowo (bez prowadzenia ewidencji) również nie wymagają dodatkowego rozliczenia. Jeśli jednak wartość prezentu przekroczy 100 zł w skali roku na jednego klienta, należy naliczyć VAT należny i odprowadzić go do urzędu skarbowego.

Zwróć też uwagę na fakt, że gdy prezent jest częścią większego programu lojalnościowego – wówczas konieczne może być stosowanie innych przepisów dotyczących VAT i podatku dochodowego.

Jakie obowiązki informacyjne ciążą na Tobie przy wręczaniu prezentów?

Jeśli wartość pojedynczego prezentu przekroczy 200 zł, klient powinien rozpoznać przychód i odprowadzić od niego podatek dochodowy. W takiej sytuacji Twoim obowiązkiem jako darczyńcy jest wystawienie formularza PIT-8C i przekazanie go zarówno obdarowanemu, jak i właściwemu urzędowi skarbowemu.

W przypadku prezentów o mniejszej wartości (do 200 zł), obdarowany nie ma obowiązku rozliczenia podatkowego, a Ty możesz zaliczyć ten wydatek do kosztów firmowych, jeśli spełnia on warunki reklamy i promocji.

Jakie prezenty unikać, aby nie zostały uznane za reprezentację?

Aby uniknąć zakwalifikowania wydatków na prezenty jako koszty reprezentacji, które nie podlegają odliczeniu, warto:

• Unikać drogich alkoholi – ekskluzywne trunki są często traktowane jako reprezentacja.
• Nie wręczać luksusowych przedmiotów – biżuteria czy drogie gadżety mogą zostać uznane za wydatki na poprawę wizerunku firmy.
• Skupiać się na przedmiotach użytkowych – praktyczne upominki z logo firmy są bardziej akceptowalne jako koszty reklamy.

Skorzystaj z oferty Fitomento na paczki podarunkowe dla Twoich klientów

Chcesz wręczyć swoim klientom upominki, które nie tylko sprawią im radość, ale także będą zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi? W Fitomento oferujemy szeroki wybór paczek podarunkowych dostosowanych do potrzeb Twojej firmy. 

Nasze zestawy zawierają starannie dobrane produkty, które możesz personalizować, dodając logo swojej firmy. Wybierz paczki, które będą praktyczne, atrakcyjne i jednocześnie zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi!

Bibliografia:

1. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20040540535/U/D20040535Lj.pdf
2. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19920210086/U/D19920086Lj.pdf