13 WSKAZÓWEK JAK MOTYWOWAĆ PRACOWNIKÓW ZDALNYCH. JAK ZARZĄDZAĆ ZESPOŁEM ZDALNYM?

Jeszcze niedawno praca zdalna była benefitem, wpływającym na atrakcyjność pracodawcy, a teraz dla wielu stała się koniecznością. Przez pandemię i strach przed koronawirusem, częściowo lub całkowicie zdalnie pracuje już co trzeci Polak (według wyników badania zleconego przez BIG InfoMonitor). Praca zdalna to przyszłość, na którą wszyscy muszą się przygotować.

Jak motywować i zwiększać zaangażowanie pracowników zdalnych? Jak zarządzać zespołem zdalnym?

Jak twierdzi CEO UPC Polska – Robert Redeleanu:

“Zakładamy, że to, czego obecnie doświadczamy, w związku z gwałtownym przejściem do technologii cyfrowych i internetowych, jest nową normą i pozostanie z nami na długo”[1]

Jak motywować pracowników zdalnych? Ocena pracy zdalnej

Od początku 2020 roku znaczenie pracy zdalnej zauważalnie wzrosło. Część firm praktykowała to rozwiązanie wcześniej, lecz wiele z nich po raz pierwszy musiało przekonać się do tego trybu pracy. Jak im poszła ta zmiana?

Według danych BIG InfoMonitor aż 82% Polaków ocenia pracę zdalną pozytywnie. Wśród powodów takich opinii znajdują się najczęściej: [2]

• bezpieczeństwo w związku z pandemią koronawirusa (73%), [2]
• więcej czasu dla rodziny (42%), [2]
• a także dłuższy sen, na który mogą sobie pozwolić pracownicy zdalni. 

ZDROWY BENEFIT DLA PRACOWNIKÓW ZDALNYCH. SPRAWDŹ

Praca zdalna budzi emocje w większości pozytywne, ale zdarzają się też osoby, które narzekają, m. in. na: brak odpowiedniego sprzętu do pracy w domu, problemy z koncentracją i niższe pensje w takiej formie pracy. Mimo to pracowanie poza biurem staje się normą, na którą warto się przygotować, by wiedzieć, jak skorzystać na tej zmianie.

Pomimo że uważa się ją za benefit pracowniczy, praca zdalna przynosi korzyści całej organizacji.

Według Owl Labs State of Remote Work 2019, wielu zdalnych pracowników spędza przy pracy nawet ponad czterdzieści godzin tygodniowo, a to dlatego, że cieszą się tym, co robią. Pracownicy ci odczuwają też mniejszy stres w pracy i dłużej zostają w firmie.

Jak motywować zespół zdalny? Wyzwania związane z zarządzaniem zdalnymi pracownikami

Przechodząc na tryb zdalny, organizacja musi zmierzyć się z wyzwaniami pojawiającymi się po drodze. Problemem może być tu zarządzanie pracą i pracownikami, a także ich rekrutacja. Przejście na tryb pracy zdalnej to duże ryzyko, obejmujące przede wszystkim: 

• brak przygotowania kierownictwa do zarządzania zespołami pracującymi poza biurem
• brak umiejętności pracy zdalnej wśród pracowników 
• niewystarczające zaplecze technologiczne
• brak zdolności do budowania relacji online oraz atmosfery zaufania w zespole.

Według raportu “State of Remote” z 2019 roku, stworzonego przez buffer.com, główne wyzwania związane z pracą zdalną to:

Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na trzy z wymienionych wyżej wyzwań i bardziej je omówić.

ZDROWY BENEFIT DLA PRACOWNIKÓW ZDALNYCH. SPRAWDŹ

Jak motywować pracowników zdalnych? Wyzwania zarządzania zdalnym zespołem

Zarządzanie zespołem zdalnym: Samotność i izolacja

Jedno z trzech głównych wyzwań (19% wskazań). Pomimo że często nie bierze się go pod uwagę w planowaniu pracy zdalnej, codzienne odwiedziny biura zawsze wiążą się z przebywaniem z dużą liczbą osób. Regularne interakcje z ludźmi mają znaczenie dla zaangażowania pracowników. Długotrwała izolacja natomiast może prowadzić do niepokoju i depresji. 

Menedżer zespołu pracującego zdalnie powinien więc robić wszystko, by angażować swoich pracowników społecznie i zachęcać do interakcji z innymi członkami zespołu. Dodatkowo warto namawiać do wyjścia z domu i pracowania z kawiarni lub przestrzeni coworkingowej.

Motywacja pracowników zdlanych: Problemy komunikacyjne

Na problemy komunikacyjne wskazało aż 17% osób, jako na największe wyzwanie podczas pracy zdalnej. Komunikacja jest oczywistą trudnością przy zarządzaniu pracownikami zdalnymi, głównie przez brak wskazówek niewerbalnych, a więc niemożność odczytania intencji i emocji rozmówców. 

Komunikacja niewerbalna to aż 55% komunikatu, pozwala poznać zamiary rozmówcy i odróżnić je od tego, co słyszymy i widzimy. Dlatego tak ważne w porozumiewaniu się są telekonferencje i video rozmowy.

Motytowanie pracowników zdalnych a poczucie bycia pominiętym

Pominięcie – podczas uroczystości firmowych, awansu i bieżących spraw organizacji – częściej odczuwają pracownicy zdalni niż stacjonarni. Pracując z dala od biura traci się wiele okazji do nawiązania kontaktu ze współpracownikami. Okazją mogą być zarówno krótkie rozmowy przy kawie, jak i wieczorne wypady z kolegami z biura. Często odczuwa się też, że kierownictwo nie zwraca uwagi na pracowników zdalnych w tym samym stopniu, jak na tych na miejscu. 

Uwaga – te oraz inne wyzwania są mniej problematyczne, gdy to cały zespół jest rozproszony, ponieważ w takich sytuacjach wszyscy rozumieją problemy związane z pracą zdalną i łatwiej rozwijają dobre praktyki. Menedżerowie i kierownictwo podejmują wtedy kroki takie jak budowanie zaufania i tworzenie relacji ze zdalnymi pracownikami, poświęcając więcej czasu na poznanie ich i kontakty 1 na 1.

Powyższe problemy to tylko niektóre z najczęstszych wyzwań związanych z pracą zdalną. Rozpoznanie ich, zrozumienie oraz praca nad nimi pomoże wzmocnić zaangażowanie i produktywność pracowników.

Jak motywować pracowników zdalnych? Przykłady

„Traktuj swoich współpracowników jak interesujących znajomych, a możesz być zaskoczony ich motywacją, poświęceniem i zaangażowaniem”. – Camille Fournier, dyrektor ds. Technicznych w Rent the Runway.

Będąc nawet dobrym menedżerem w biurze, gdy nagle trzeba było się odnaleźć w środowisku zdalnym, mogły pojawić się kłopoty z zarządzaniem pracą i ludźmi. Skorzystaj z poniższych wskazówek, żeby jak najlepiej zarządzać pracownikami zdalnymi, dbać o wellbeing i zaangażowanie pracowników.

ZDROWY BENEFIT DLA PRACOWNIKÓW ZDALNYCH. SPRAWDŹ

1. Jak motywować pracowników zdalnych? Znajdź czas na krótką rozmowę.

Pracując w zdalnym środowisku bardzo łatwo jest rozmawiać tylko o konkretach, rzeczach do zrobienia i szybko wracać do pracy. Nie jest to jednak sposób na tworzenie się więzi pomiędzy pracownikami. Poświęć czas na poznanie swojego rozmówcy, wspólny śmiech i rozładowanie napiętej atmosfery, a zobaczysz, o ile lepiej Wam się będzie pracowało. 

Jako menedżer musisz budować relację z każdym członkiem zespołu. Więzi pomogą w rozwiązywaniu problemów, pojawi się zaufanie i możliwość zgłoszenia wątpliwości ze strony podwładnych, gdy decyzja, którą chcesz podjąć, może być błędna. Zapytaj się więc o ich hobby, miejsce pochodzenia, wartości. Zrozum lepiej motywację swoich pracowników i spraw, by bardziej lubili swoją pracę.

2. Jak motywować zespół zdalny? Używaj wideo tak często, jak to tylko możliwe

Ponad połowa komunikacji międzyludzkiej jest niewerbalna. Dlatego nic dziwnego, że, pozostając tylko w kontakcie werbalnym, może dochodzić do nieporozumień. Niezbędna jest tu jakakolwiek wizualna wskazówka tego, co ktoś myśli. 

Niezależnie od tego, czy chcesz poznać reakcję współpracowników na zmianę planów, czy po prostu ocenić ich nastrój, wideo przekaże Ci dużo więcej informacji, niż tylko audio lub, tym bardziej, czat. 

„90 minut rozmowy może poprawić jakość pracy podwładnego na 2 tygodnie”. – Andy Grove, były dyrektor generalny i współzałożyciel firmy Intel.

3. Motywowanie pracowników zdalnych: Wprowadź dłuższe spotkania 1 na 1

Ponieważ nie macie możliwości “wpadać” na siebie w biurze i na bieżąco rozmawiać o problemach, zrekompensuj to poświęceniem więcej czasu na rozmowy indywidualne z pracownikami zdalnymi. Najlepiej jeśli zapewnisz podwładnym jedną godzinę w tygodniu na rozmowy 1 na 1. Poproś o przygotowanie pytań i wątpliwości, które nurtują pracownika. Przygotujcie się, by czas ten spędzić produktywnie. Jeśli nie wiesz, jakie pytania zadać pracownikowi zdalnemu, oto kilka propozycji:

Pytania od menedżera dla pracownika zdalnego:

• Jaka jest Twoja ulubiona część pracy zdalnej? (Zrozum motywacje pracownika).
• Jaka jest Twoja codzienna rutyna w pracy?
• Czy czujesz się włączony w decyzje zespołu? Dlaczego tak/nie?
• Jak sprawują się narzędzia/programy używane przez firmę w pracy zdalnej?
• Z którym ze współpracowników chciałbyś mieć więcej kontaktu? Jak sądzisz, jak wpłynęłoby to na pracę?
• Odwiedzasz biuro X razy w roku. Uważasz, że to za mało, za dużo, czy w sam raz?
• Jak mógłbym lepiej wspierać personel zdalny?

Natomiast jeśli praca zdalna jest wynikiem pandemii koronawirusa, kluczowe będą te pytania:

• Jak zmieniła się Twoja poranna rutyna, odkąd nie musisz chodzić do biura?
• Jak wygląda Twoje miejsce do pracy, czy możesz się odpowiednio skupić, by wykonywać swoje zadania w ciągu dnia? Czy potrzebujesz pomocy?
• Co planujesz zrobić, by pozostać w kontakcie z resztą zespołu i innymi współpracownikami?

4. Jak motywować pracowników zdalnych? Nigdy nie odwołuj spotkań 1 na 1.

Jednym z najszybszych sposobów budowania niechęci wśród zespołu jest regularne odwoływanie spotkań 1 na 1. Pamiętaj, że zawsze jest o czym porozmawiać, nawet jeśli podwładni siedzą tuż obok Ciebie. 

Zdalnym pracownikom brakuje informacji, najnowszych wiadomości z biura i krótkich ogłoszeń. Rozmowa jeden na jednego jest idealną okazją do nadrobienia tych zaległości i do porozmawiania o rzeczach, które gromadzą się przez cały tydzień.

Dlatego wybierz odpowiednią porę dla Ciebie i pracownika, zaplanuj spotkanie 1 na 1 i w żadnym wypadku go nie odwołuj!

5. Jak motywować zespół zdalny? Użyj gifów i emotikonów, aby przekazać emocje.

Mając na uwadze jak duża część komunikacji jest niewerbalna, pomocne będzie używanie animacji i emotikonek, by wyrazić emocje. Jeśli ktoś wykonał dobrą robotę, znajdź odpowiedni GIF i dołącz go do pochwały w mailu. Ludzie o wiele lepiej reagują na tego typu wiadomości! 😉

6. Zarządzanie zespołem zdalnym: Niedogodności związane z pracą w różnych strefach czasowych.

Praca w zespole rozproszonym może wiązać się z pracą z ludźmi z różnych stref czasowych. To może sprawić, że planowanie spotkań stanie się prawdziwym wyzwaniem. Podczas gdy Twoi pracownicy z Polski chcieliby już kończyć pracę, inni mogą ją dopiero zaczynać. Wykazuj się solidarnością dla wszystkich członków zespołu i organizuj spotkania online zamiennie, dopasowane do osób z różnych stron świata.

7. Jak motywować pracowników zdalnych? Pamiętaj o ścieżkach kariery wszystkich pracowników.

„Firmy mają zaplanowane role i ścieżki kariery dla swoich gwiazd. Jednak konieczne jest rozszerzenie tego spersonalizowanego podejścia na wszystkich pracowników”. – Raid Hoffman, współzałożyciel LinkedIn.

Nie zapominaj o pracownikach zdalnych. Oni też powinni mieć jasną ścieżkę kariery, możliwość awansu i realizowania się zawodowo. Razem omawiajcie cele i aspiracje, chwal ich postępy i przyglądaj się nim. 

8. Zarządzanie zespołem zdalnym: Zbuduj kulturę dodawania ludzi podczas połączeń.

Jeśli chcesz, by pracownik zdalny pomógł w projekcie, nie planuj go tylko z ludźmi z biura. Dołączaj wszystkich do rozmowy, dając innym przykład jako lider. Możecie spotkać się w sali konferencyjnej i wdzwonić na wideo rozmowę z pracownikami zdalnymi. Jest wiele narzędzi, które ułatwią Wam pracę.

9. Jak motywować zespół zdalny? Wyślij gadżety pracownicze pracownikom zdalnym.

Niekiedy długopisy, koszulki czy notesy z logiem firmy mogą być dla Ciebie oczywistą rzeczą, a nawet nieatrakcyjną dla innych. Nie zapominaj jednak, że pracownicy zdalni nie mają do nich dostępu. Te gadżety mogą wpłynąć na większe utożsamianie się z miejscem pracy i ekscytację wśród podwładnych. Wyślij im gadżety firmowe, niech czują, że firma pamięta także o pracownikach zdalnych. 

10. Motywowanie pracowników: Spotkajcie się przynajmniej raz w roku.

Nic nie zastąpi takich spotkań. Mogą pojawić się różne reakcje, spowodowane innymi wyobrażeniami każdej ze stron, oraz zabawne komentarze typu “wyglądasz inaczej niż na wideo”.

Pomimo kosztów organizacji, spotkania te to wiele benefitów. Wreszcie możecie poznać się bardziej, zaprzyjaźnić, porozmawiać na różne tematy. Takie wydarzenia wpływają znacząco na integrację w zespole i późniejszą pracę.

11. Jak motywować pracowników zdalnych? Uczyń burzę mózgów i kreatywne myślenie zdalnymi.

Przenieś wszelkie rodzaje burzy mózgów na kanał online. Zdalni pracownicy są w wyraźnie mniej korzystnej sytuacji, jeśli chodzi o dzielenie się pomysłami i odrzucanie ich przez członków zespołu. Są jednak rzeczy, które możesz zrobić, aby to zmienić.

Skorzystaj z narzędzi do przeprowadzania burzy mózgów online, jak na przykład Dokumenty Google. Niezależnie od tego, jaki program wybierzesz, jako kierownik powinieneś wykonać dodatkowy wysiłek, żeby poprawić jakość burzy mózgów. Inwestując swój czas poprawisz przepływ innowacyjnych pomysłów i idei.

12. Jak motywować zespół zdalny? Zapewnij swoim pracownikom zdalnym energię do pracy.

Być może w miejscu pracy wprowadziłeś już zdrowe przekąski, które dodają energii Twoim pracownikom. Warto nie rezygnować z tego obecnie, gdy wielu podwładnych pracuje zdalnie. Jako przyjemny upominek od firmy i podziękowanie za wartościową pracę, możesz wysłać swoim pracownikom boxy ze zdrowymi przekąskami.

Wpłyną one pozytywnie nie tylko na ich koncentrację i energię do pracy, ale też na ich morale i poczucie docenienia ze strony organizacji. Zdrowe przekąski nie kolidują z dietą i można je spersonalizować pod preferencje pracowników. Poświęć chwilę na wynagrodzenie zespołowi bycia w gotowości do zmian i odnalezienie się w trudnej sytuacji.

ZOBACZ NASZE BOXY ZE ZDROWYMI PRZEKĄSKAMI DLA PRACOWNIKÓW

13. Zapewnij odpowiednią liczbę i różnorodność szkoleń pracownikom zdalnym.

Ludzie chcą się rozwijać i podnosić swoje kwalifikacje. Po przeanalizowaniu z nimi ścieżki kariery, możecie razem dopasować odpowiednie kursy, które wpłyną na szybszy rozwój pracownika. 

Według raportu Mary Meeker Internet Trends, szkolenia i rozwój osobisty to najbardziej wartościowy benefit, jaki pracodawca może zapewnić Millenialsom. Dzięki regularnym kontaktom ze zdalnymi członkami zespołu, wspieraniu ich ścieżki kariery i zapewnieniu szkoleń, motywujesz ich do dalszej pracy i pozostania w firmie. 

Poza powyższymi wskazówkami, dobrym pomysłem na integrowanie i motywowanie pracowników zdalnych jest wspólne obchodzenie różnych świąt w roku. Z myślą o tym stworzyliśmy aż 12 infografik z okazjami do celebrowania w każdym miesiącu. Sprzyjają one budowaniu pozytywnego wizerunku pracodawcy i poczucia przynależności do zespołu.

Oto przykład świąt istotnych z punktu pracodawcy i pracowników w październiku:

Sprawdź więcej w naszym artykule: „Prezenty i upominki dla pracowników. Jak docenić i zintegrować pracowników”

 PRZECZYTAJ ARTYKUŁ O OKAZJACH DO ŚWIĘTOWANIA W FIRMIE 

Praca zdalna to przyszłość, na którą musimy się przygotować. Błędne jest założenie, że zarządzanie pracownikami w biurze nie różni się od zarządzania pracą zdalną. Wdrożenie powyższych wskazówek to inwestycja w rozwój zespołu i umiejętności zarządzania menedżera. Im szybciej i lepiej zrozumiesz potrzeby pracowników zdalnych, tym lepszym menedżerem będziesz, bardziej przygotowanym na świat, w którym praca poza biurem jest normą.

[1] Źródło: https://www.forbes.pl/biznes/koronawirus-w-polsce-backtobusiness-backtooffice-robert-redeleanu-ceo-upc-polska/j3twkvh

[2] Badanie 4P dla Rejestru Dłużników BIG InfoMonitor

ZOBACZ NASZE BOXY ZE ZDROWYMI PRZEKĄSKAMI DLA PRACOWNIKÓW

Zapraszamy do zapoznania się z ofertą paczek dla pracowników zdalnych, a także paczek dla firm!